move from gfxtm wanna clear out to clear all the parts.
Everything linked, one idea links to another.
some ideas of our knowledge may help in your business.
ทุกธุรกิจเชื่อมโยงถึงกัน นำแนวคิดทั้งหมดมาเชื่อมโยงเพื่อก้าวไปด้วยกัน
ideas1 #SimpleIsEverything ทำทุกอย่างให้ซับซ้อนน้อยที่สุด
27-07-2015ideas
ปัญหาที่ลูกค้าสนใจมากเป็นอันดับหนึ่งของเราก็คือ อยากลดค่าใช้จ่าย เพิ่มความสามารถในการทำงาน จัดการทุกอย่างให้รวดเร็วถูกต้อง
สิ่งที่เราแนะนำทุกท่านได้ก็คือ ลดความซับซ้อนของตัวงานลง และเพิ่มความรับผิดชอบให้แต่ละบุคคลมากขึ้น
อะไรคือการลดความซับซ้อนของตัวงาน (Simplified the work process)
คือการลดภาระที่ไม่จำเป็นออกจากตัวงาน ซึ่งจะสำเร็จได้ต้องพึ่งบุคคลสามกลุ่ม คือ
ฝ่ายบริหาร ฝ่ายจัดการ และฝ่ายปฏิบัติ
หน้าที่ของฝ่ายบริหาร (Executives and Management roles) ในการลดความซับซ้อนของตัวงาน
1. ตั้งเป้าหมายของการดำเนินงาน มองอะไรคือส่วนสำคัญของบริษัท อะไรคือ สินค้าหรือบริษัทต้องการนำเสนอ ภาพลักษณ์องค์กรควรออกมารูปแบบใด
2. ทุกครั้งที่ดำเนินการประชุม ควรตั้งกรอบเฉพาะในแต่ละงาน
แยกการประชุม เป็น 2 แบบ
2.1 การประชุมแบบเฉพาะเจาะจง : เรียกเฉพาะผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องเท่านั้น ตั้งหัวข้อและจัดการให้กระชับที่สุดเท่าที่เป็นไปได้
หลังการประชุม ต้องมีเป้าหมายที่ต้องทำ ระยะเวลาแล้วเสร็จ และเกณฑ์การวัดผลที่ชัดเจน สามารถกำหนดแต่ละส่วนรับผิดชอบอย่างชัดเจน โดยจะต้องมีการกำหนดลายลักษณ์อักษรอย่างแน่ชัด
2.2 การประชุมแบบขอความคิดเห็นเพื่อปรับปรุงการทำงาน : กำหนดวันที่ประชุมอย่างชัดเจน กำหนดรอบเวลาที่จะประชุมอย่างขัดเจน เช่นทุก 1 เดือนในวันที่ 5 ถ้าติดวันหยุดจะเลื่อนเป็นวันที่ 6,7 หรือ วันอังคารที่สองของเดือนทุกเดือน การประชุมควรจัดในที่เปิดโล่ง ไม่มีเก้าอี้ มีตัวแทนของทุกหน่วยงานอย่างละ 1 คน และเปิดโอกาสให้ทุกคนที่สนใจเข้ารับฟังและเสนอความเห็น ให้โอกาสทุกคนได้พูด 1-2 นาที กำหนดอย่างชัดเจนว่า ทุกคนที่เข้าประชุมต้องแสดงความคิดเห็น 1 ครั้ง จดบันทึกทุกความเห็น สรุปให้เห็นทุกความเห็นในที่เปิดในองค์กรเพื่อให้มีการถกเถียงอย่างเด่นชัด เพื่อให้เกิดการขยายความคิดในแต่ละความคิดเห็น
หน้าที่ของฝ่ายจัดการ (Administrative roles) ในการลดความซับซ้อนของตัวงาน
หน้าที่ฝ่ายจัดการจะค่อนข้างหนักและต้องเปลี่ยนแปลงมากที่สุดในการลดความซับซ้อนของงาน
เนื่องจากวิธีการจัดการเดิม (Old Processes) มักเป็นวิธีที่คุ้นเคยที่สุด จัดการและคาดเดาง่ายที่สุด และมีความสุ่มเสี่ยงน้อยที่สุด
ฝ่ายจัดการจึงมีภาระมากขึ้นในการต้องคอยวัดผลและจัดการงานเสมอ ซึ่งนับเป็นความท้าทายในตัวงานที่มากขึ้นหลายเท่า
การวางแผนการจัดการจึงจำเป็นต้องพึ่งพาหน่วยงานการจัดการสูง เพราะในหลายการจัดการเช่น การเปลี่ยนระบบเอกสาร
การเปลี่ยนระบบองค์กร การลดความซับซ้อนของการจัดการ การใช้ระบบคอมพิวเตอร์แทนกระดาษ (Paperless Processes) ล้วนทำให้การจัดการเดิมง่ายในการจัดการขึ้น แต่ความคุ้นเคยเดิมหายไป ฝ่ายจัดการจึงควรเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และการช่วยเหลือฝ่ายบริหารและฝ่ายปฏิบัติการ
หน้าที่ของฝ่ายปฏิบัติงาน (Operation roles) ในการลดความซับซ้อนของตัวงาน
ในความหมายนี้ ฝ่ายปฏิบัติงานหมายถึงทุกส่วนที่เกี่ยวข้องกับ ผลิตภัณฑ์ หรือการให้บริการ ซึงรวมถึงฝ่ายขาย ฝ่ายขนส่ง ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายตรวจสอบผลิตภัณฑ์ หัวหน้าฝ่าย
ทุกคนในฝ่ายปฏิบัติงานล้วนเป็นตัวจักรสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจ ทุกความคิดเห็นเพื่อลดความซับซ้อนและเพิ่มประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญเสมอ และการเพิ่มจิตสำนึกถึงความสำคัญในการตระหนักถึงระบบความปลอดภัยก็จำเป็นเช่นกัน
ควรสร้างความรับรู้ถึงความสำคัญของระบบความปลอดภัย ของตนเอง ผู้ร่วมงาน ลูกค้า และผู้เกี่ยวข้องในกระบวนงานทั้งหมดเสมอ
เพราะระบบที่ปลอดภัย เป็นระบบที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด มีค่าใช้จ่ายระยะสั้น และระยะยาวน้อยที่สุด และมีความซับซ้อนน้อยที่สุดเสมอ
ideas2 #DontThrowMoneyAtProblems อย่าโยนเงินก้อนใหญ่ลงไปเพื่อสางปัญหา
29-07-2015ideas
เรื่องที่น่าสนใจที่สุดในการแก้ปัญหา ไม่ใช่จำนวนเงิน แต่เป็นวิธีการจัดการการใช้เงิน แนวคิดการให้โอกาสแก้ปัญหา และรับฟังปัญหา รวมถึงการลดความซับซ้อนของระบบ
ปัญหาของธุรกิจในปัจจุบัน โดยส่วนใหญ่มักเป็นที่ระบบไม่สามารถรองรับความต้องการ การจัดการในปัจจุบันได้ ปัญหาดังกล่าวสามารถเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ การแก้ปัญหาของระบบโดยการซื้ออุปกรณ์ใหม่ยกชุด หรือจ้างผู้ดูแลระบบอย่างเดียวอาจไม่ได้ช่วยให้เงินทุนที่ลงไปได้ประโยชน์ที่สุด ข้อแนะนำที่ขอนำเสนอเพื่อเป็นแนวคิดเพิ่ม มีดังนี้
1. ตั้งเป้าหมายของการจัดการงานระบบ จัดการระบบไปเพื่ออะไร? ตั้งเวลาและเป้าหมายที่แน่นอนในรูปแบบที่อิงกับตัวงาน ไม่ใช่อุปกรณ์
2. ประชุมรับฟังความคิดเห็นทั้งฝ่ายจัดการและ ฝ่ายปฏิบัติงาน ว่าถ้าต้องทำตามเป้าหมาย จะต้องได้รับการสนับสนุนอย่างไรบ้าง ในมุมมองทั่วไปไม่อิงกับอุปกรณ์ เช่นจะต้องสามารถเข้าถึงจำนวนสินค้าคงเหลือในคลังสินค้า ขณะคุยกับลูกค้านอกสถานที่ได้ สามารถสั่งซื้อวัตุดิบสำหรับสินค้าล่วงหน้าได้อัตโนมัติเมื่อวัตุดิบลดลงต่ำกว่า 10% ของวัตถุดิบรวม
3. เมื่อได้ทั้งเป้าหมายและวิธีการแล้ว จึงนำมาเปรียบเทียบวิธีการที่เป็นไปได้เทียบกับอุปกรณ์ที่มีอยู่ทั้งหมด ตั้งโจทย์เสมอว่า อุปกรณ์ที่มีอยู่ถ้าจำเป็นต้องลงทุนเพิ่มเทียบกับซื้อใหม่ สิ่งไหนได้ประสิทธิภาพมากกว่ากัน ตั้งงบประมาณ ในจุดนี้ว่าควรมีเท่าใด และเป็นงบประมาณระยะยาว ไม่ใช่งบประมาณก้อนใหญ่ก้อนเดียว
4. หลังจัดการระบบใหม่แล้ว จัดให้มีการอบรม เปรียบเทียบผลการทำงาน สอบถามข้อบกพร่องของระบบ ความต้องการเพิ่มเติมของฝ่ายจัดการและฝ่ายดำเนินการอย่างสม่ำเสมอ
5. การวัดผลของความสำเร็จของการจัดการแก้ปัญหาระบบ รวมถึงการพัฒนาพนักงาน การพัฒนาระบบ ควรทำควบคู่กันไป และทำอย่างต่อเนื่อง
วิธีการแก้ปัญหาของระบบไม่ใช่จำนวนเงินแต่วิธีการใช้และพัฒนาทรัพยกรมนุษย์ในบริษัทให้สูงที่สุด
ideas3 #SimpleIsNotEasy อะไรที่ไม่ซับซ้อนจำเป็นต้องมีการวางแผน
30-07-2015ideas
มีหลายท่านพยายามทำงานให้ไม่ซับซ้อนแต่ล้มเหลวทุกครั้ง วันนี้เราจะมาเรียนรู้ว่าทำอย่างไร งานที่มีขั้นตอนไม่ซับซ้อนจะออกมาเป็นรูปแบบที่สมบูรณ์
งานที่ไม่ซับซ้อน ฟังดูง่าย เรื่องจริงคือมันง่ายในขั้นตอนปฏิบัติ ดูแลรักษา และจัดการ แต่งานส่วนที่ยากคือการวางแผนล่วงหน้า การเตรียมรับมือสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดและ การจัดการปัญหาก่อนเกิด และเหตุการณ์เฉพาะหน้า รวมถึงการให้สิทธิผู้จัดการงานตัดสินใจเปลี่ยนแปลงในกรณีจำเป็นเร่งด่วน
การลดขั้นตอนที่ซับซ้อน ออกจากตัวงาน ลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นลง จำเป็นต้องได้รับความร่วมมืออย่างสูง ทั้งฝ่ายจัดการและฝ่ายปฏิบัติ เนื่องจากโอกาสที่มีการสื่อสารผิดพลาดเป็นไปได้ตลอดเวลาในการทำงาน การตัดสินใจเฉพาะหน้าเพื่อแก้ปัญหาบางประการซึ่งไม่ได้อยู่ในขั้นตอนปกติ และกลับไปใช้ขั้นตอนปกติทันทีเมื่อจบเหตุการณ์ การรายงานปัญหาเพื่อป้องกันความเสียหายล่วงหน้า และการประเมินสถานการณ์ เพื่อป้องกันอุบัติเหตุ อาจทำให้ตัวงานซับซ้อนขึ้นเสมอ แต่ก็จำเป็นในการปฏิบัติอย่างเคร่งครัด
การวางแผนบางประการเหล่านี้ ไม่สามารถทำให้ซับซ้อนน้อยลงได้ในทันทีทันใด แต่จำเป็นต้องได้รับการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ฝ่ายจัดการจึงต้องมีความยืดหยุ่นมากขึ้นเมื่อเทียบกับฝ่ายจัดการแบบเดิม ในขณะเดียวกัน ฝ่ายปฏิบัติการก็จะต้องได้รับความไว้วางใจในการให้สิทธิแก้ปัญหาเฉพาะหน้าที่สูงขึ้นด้วย
เพราะขั้นตอนการทำงานปัจจุบัน หน่วยงานต่างๆ ล้วนลดขั้นตอนการทำงานเพื่อให้สามารถแข่งขันได้ การปรับเปลี่ยนเป็นระบบที่ลดความซ้ำซ้อนจึงจำเป็นต่อการปฏิบัติงานในปัจจุบัน